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南昌OA辦公軟件定制開發文檔管理及審批系統

瀏覽量:2539     更新日期:2014-07-04 12:00
1.1. 系統管理
系統管理主要完成系統運行相關后臺配置及登錄人員信息的管理。
1.組織機構
對企業涉及到電子文檔管理的相關部門進行登記,以樹狀結構方式體現組織的上下級管理,是人員和權限管理的基礎。
2.人員管理
在組織機構下建立人員信息資料,并設置登錄缺省賬號和密碼。
3.權限管理
文檔管理系統提供精細、易用的權限控制,可進行多級權限機制,分別控制文檔的查看、下載、打印的權限,保證文檔的安全性。
1.2. 文件夾管理
文件夾是管理文件的基本單位,每個文件夾由專門的文件夾管理員負責管理。文件夾相互嵌套,形成樹狀的文件夾結構。
1. 文件夾視圖
文檔管理系統提供熟悉的樹型結構導航目錄和多種文件夾查看視圖,查看方式包括最近更新、摘要列表、內容列表和縱覽列表。具有文件夾管理員權限的用戶可對文件夾進行視圖查看操作,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行多視圖查看操作。
2. 新建文件夾
具有文件夾管理員權限的用戶可對文件夾進行新建操作,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行新建操作。
3. 修改文件夾
具有文件夾管理員權限的用戶可對文件夾進行修改操作,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行修改操作。
4. 移動/復制文件夾
具有文件夾管理員權限的用戶可對文件夾進行移動/復制操作,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行操作。
5. 刪除文件夾
具有文件夾管理員權限的用戶可對文件夾進行刪除操作,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行刪除操作。
1.3. 文檔管理
1. 上傳文檔
具有文件管理員權限的用戶可對文件進行上傳操作,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行上傳文件。
2. 下載文檔
具有文件管理員權限的用戶可對文件進行下載操作,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行下載文件。
3. 文檔重命名和文檔編號修改
具有文件管理員權限的用戶可對文件進行標題和編號修改,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行操作。
4. 移動/復制文檔
具有文件管理員權限的用戶可對文件進行移動/復制操作,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行操作。
5. 刪除文檔
具有文件管理員權限的用戶可對文件進行刪除操作,非管理員權限的普通用戶可在個人區我的文檔文件夾內進行操作。
6. 文檔保密
為了保護文檔的保密性,不希望其他人員進行查看,用戶可設置文檔為保密,保密文檔一般人員將無權限查看。
1.4. 文檔搜索
1. 文檔搜索
用戶可根據標題、標簽、創建人、創建時間、類型、格式等條件進行高級搜索。
2. 文件夾搜索
文檔管理系統可限定在指定文件夾內進行搜索。
1.5. 文檔收藏
用戶可以在自己的個人區,將常用的文檔進行收藏,對自己的收藏進行分類管理。當需要查看使用這些有用的文檔時,就可以直接通過收藏夾方便快捷地進行文件查找和定位。
1. 收藏文檔
用戶可將常用的文檔進行收藏,將文檔添加到收藏夾中。
2. 收藏夾的管理
用戶可對收藏夾進行管理,包括收藏的刪除、收藏的搜索等。
3. 文檔在線預覽
用戶無需安裝相應的桌面編輯軟件,直接在瀏覽器上進行文檔的預覽。
1.6. 文檔協作
1. 評注訂閱
文檔管理系統支持評注訂閱功能,用戶可對相關文檔發表評注,直接在系統通知消息中對關聯文件進行評注。并且可進行文檔的訂閱,采取多種通知方式通知相關訂閱人對文檔進行多方協作。
2. 版本管理
文檔管理系統提供強大的版本管理功能。系統支持定版功能,一旦定版,后續的修改,自動保存為新版本。
支持自動版本版次維護,上傳新版本的時候,系統自動推薦一個版本版次。用戶也可以手動進行調整。
3. 在線編寫
文檔管理系統支持在線編寫文檔功能,無需用戶上傳、下載,直接可在線進行編寫。
4. 在線修改
文檔管理系統支持在線修改功能,用戶通過安裝一個“外部編輯器”插件后,可直接激活word等桌面編輯器進行編輯,并會自動在后臺將文件上傳到服務器。此功能大大簡化通常的文件上傳的復雜操作,實現了和桌面編輯器的無縫集成。
5. 文檔共享
用戶可將個人區的文檔與公司其他同事進行共享,共享的文檔統一放在網絡共享區進行查看。
1.7. 文檔發布
1. 文檔發布
文檔發布功能保證文檔由修改狀態到正式發布的過程正確性,提供簡單的、需要人工干預的半自動文檔審核流程。文檔僅對終審進行控制,終審決定是否發布。中間可安排眾多的審核過程,均采用訂閱評注進行。文檔一旦發布,就禁止再次修改。對于需要支持多審、串行、并行審核,可結合流程來實現流程的定制。
2. 文檔狀態
文檔管理系統支持文檔審核的一般流程:提交審核—>審核通過—>正式發布,中間可安排眾多的審核過程,采用消息通知流程變更。一旦發布,禁止對文檔的修改,實現文檔保護。
1.8. 文件審批
1. 設計文檔審批
從設計文檔的建立、修改、調整、審批、存檔,根據公司的實際流程去設定并實現。
2. 工作文檔審批
從設計文檔的建立、修改、調整、審批、存檔,根據公司的實際流程去設定并實現。
1.9. 操作日志
1. 操作歷史記錄
文檔管理系統中每一個文檔的所有操作都會記錄進操作歷史,包括文件操作歷史記錄、文件夾操作歷史記錄、系統操作歷史記錄,方便對文檔操作進行監視和查詢,一旦出現安全事故,可進行追查,追究事故責任人。
2. 文件操作歷史記錄
所有對文件的操作(創建、編輯、版本、流程、打印等)都會保存在文件操作歷史記錄里
3. 文件夾操作歷史記錄
所有對文件夾的操作(創建、編輯、版本、流程、打印等)都會保存在文件夾操作歷史記錄里
4. 系統操作歷史記錄
所有的系統操作歷史都會記錄保存,可用于系統管理員檢查系統,避免出現問題。系統管理人可以查看系統人員的所有操作歷史,一般人員僅可以查看自己的操作歷史。
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